Kurz & Knapp
- klubboard® rechnet je Person und Jahr eine Jahresgrenze aus den hinterlegten Freibeträgen.
- Bei jedem Einreichen, Freigeben und Abrechnen prüft das System, ob die Grenze hält.
- Eine Ampel warnt früh und blockiert erst, wenn die Grenze wirklich überschritten wäre.
- Ab April gibt es zusätzlich eine Hochrechnung bis zum Jahresende.
- Die Prüfung schaltest du in den Einstellungen ein, wann es für deinen Verein passt.
Warum Jahresgrenzen so wichtig sind
Viele Übungsleitungen werden über Freibeträge vergütet, allen voran die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG. Dazu kommen je nach Person ein Minijob, ein Budget für Werkstudierende oder ein sonstiger Freibetrag. Solange alles im Rahmen bleibt, ist das für beide Seiten unkompliziert.
Schwierig wird es im Herbst: Ein Trainer übernimmt eine zusätzliche Gruppe, eine Trainerin springt bei Ausfällen ein, und plötzlich ist der Freibetrag im November aufgebraucht. Wer das erst bei der Jahresabrechnung merkt, muss nachträglich korrigieren. Das kostet Zeit, Nerven und manchmal Geld.
So rechnet klubboard®
Für jede Person ergibt sich je Kalenderjahr eine Jahresgrenze. Sie ist die Summe aus vier Freibeträgen:
Übungsleiter
Übungsleiterpauschale
Minijob
Jahreshöchstgrenze
Werkstudent
Werkstudentbudget
Sonstiger
weiterer Freibetrag
Davon zieht klubboard® ab, was schon verbraucht ist: alle abgeschlossenen Abrechnungen des Jahres, Beträge, die außerhalb von klubboard® ausgezahlt wurden, und der Stundenzettel, der gerade geprüft wird.
Gut zu wissen: Die Ehrenamtspauschale zählt nicht automatisch zur Jahresgrenze. Soll sie mitzählen, trägst du den Betrag unter „Sonstiger Freibetrag“ ein.
Die Ampel: früh warnen, spät abpfeifen
Damit niemand unnötig ausgebremst wird, arbeitet die Prüfung in drei Stufen
BLAU
Hinweis: Ab April erreicht die Hochrechnung 95 % der Jahresgrenze. Zeit, die Planung anzuschauen.
GELB
Warnung: Es sind weniger als 540 € bis zur Grenze übrig, oder die Hochrechnung liegt ab April darüber. Nichts wird gesperrt, der Hinweis erscheint im Stundenzettel, bei der Freigabe und in der Abrechnung.
ROT
Blockiert: Der Zettel würde die Grenze überschreiten, es ist kein Freibetrag hinterlegt, oder die Daten sind nicht lesbar. Einreichen, Freigabe und Abschluss sind dann gesperrt, Speichern bleibt möglich.
Die Hochrechnung nimmt den Monatsdurchschnitt mal zwölf. Von Januar bis März gibt es deshalb noch keine Prognose, nur die festen Grenzen.
Wo die Prüfung greift
- beim Einreichen des Stundenzettels durch die Übungsleitung,
- bei der Freigabe durch Abteilungs- oder Stundenprüfer,
- in beiden Schritten der Abrechnung,
- in der Schnellabrechnung der offenen Abrechnungen.
Eine rote Meldung löst nur, wer Freibeträge pflegen darf: entweder den Freibetrag anpassen oder Stunden im Zettel kürzen. Ein Zettel kann nicht teilweise eingereicht werden.
Nach Leistungsmonat oder nach Abrechnungsdatum
Du entscheidest, wie gezählt wird: nach dem Monat, in dem trainiert wurde, oder nach dem Tag, an dem abgerechnet wurde (Zuflussprinzip, § 11 EStG). Im zweiten Fall läuft das Jahr vom 11. Januar bis zum 10. Januar des Folgejahres, Dezember-Leistungen rutschen dann ins neue Jahr.
So startest du
- Freibeträge pflegen: Im Profil unter Personalstammdaten → Freibeträge steht je Person eine Tabelle pro Jahr. Zum Jahreswechsel tragen Übungsleitungen ihre Werte über die Jahreswechsel-Abfrage selbst ein.
- Externe Zahlungen nachtragen: Was außerhalb von klubboard® ausgezahlt wurde, mit Datum und Betrag im Profil eintragen.
- Nullen suchen: Alle Personen mit Jahresgrenze 0 € prüfen. Sie wären nach dem Einschalten sofort gesperrt.
- Einschalten: Einstellungen → Übungsleiterabrechnung → „Jahresgrenzenvalidierung einschalten“ und die Zählweise wählen.
Den Überblick behältst du in der Tabelle „Freibeträge“ mit Grenze, Verbrauch und Rest je Person. Die Prognose-Tabellen zeigen den Trend für das laufende Jahr und das Vorjahr.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Freibeträge für eine Person gelten, klärst du mit deiner Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.
ACHTUNG: Wir bereiten unsere Artikel mit der Unterstützung durch KI auf. Das gilt sowohl für Text- als auch Bildinhalte. Die hier abgebildeten Darstellungen können von der realen Optik in deinem klubboard® abweichen.